Un onboarding inclusif prend en compte la diversité des profils pour les intégrer au mieux dans l’entreprise. Il permet à chacun de comprendre la culture de l’entreprise, d’établir des liens avec ses collègues et de s’adapter à son nouveau poste dans les meilleures conditions possibles.

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

L’onboarding correspond à la période d’accueil et d’intégration d’une personne nouvellement recrutée dans l’entreprise. Lorsque l’onboarding est inclusif, il prend en compte les besoins et les particularités de tous les profils, en évitant toute forme de discrimination. L’objectif est de créer un environnement où l’on se sent accueilli, respecté et à sa place, quels que soient ses origines, sa situation de handicap, son genre, son âge ou sa culture. Ce processus permet de mieux comprendre la culture de l’entreprise, de rencontrer ses collègues, et de se former aux outils et méthodes de travail.

Les avantages d’un onboarding réussi

Un onboarding réussi présente de nombreux avantages pour l’entreprise comme pour les collaborateurs. Selon une étude menée par Josh Bersin¹, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours. Un onboarding efficace réduit le turnover, car il donne envie de rester dans l’entreprise. Il favorise également une montée en compétences rapide, ce qui permet à la nouvelle recrue d’être opérationnelle et d’améliorer la productivité des équipes jusqu’à 70%2.

Au-delà de l’aspect opérationnel, un bon onboarding renforce la marque employeur : il améliore la réputation de l’entreprise et son attractivité auprès des talents. D’après un sondage réalisé par Go2nextlevels et OfficeVibe en 2017, 58% des personnels qui ont bénéficié d’une procédure d’accueil sont encore dans l’entreprise trois ans plus tard.

Enfin, un bon accompagnement crée un climat de confiance : les personnes recrutées se sentent soutenues et considérées, ce qui favorise leur engagement.

Les actions pour réussir un onboarding inclusif

L’onboarding se décompose en plusieurs étapes. Découvrez les actions à mettre en place pour réussir chaque étape du processus.

Le pré-boarding

Le pré-boarding désigne la période qui s’étend de l’acceptation de l’offre d’emploi jusqu’à l’arrivée dans l’entreprise. Cette phase est importante pour créer du lien et transmettre la culture de l’entreprise. Elle peut inclure l’invitation aux événements internes, mais également des échanges avec le futur manager. Celui-ci peut en profiter pour expliquer concrètement comment va se dérouler le premier jour (horaires, lieu, interlocuteur de référence) et lui présenter la politique d’inclusion de l’entreprise.

L’entreprise doit profiter de ce moment pour sensibiliser l’équipe à l’accueil d’un nouveau membre, notamment s’il est en situation de handicap, avec une formation courte sur l’inclusion comme la formation Manager sans discriminer d’A Compétence Egale. Enfin, l’entreprise doit prévoir des aménagements pour les personnes en situation de handicap. Pour cela, il est possible de demander directement à la personne concernée ce dont elle a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

L’arrivée dans l’entreprise

L’arrivée dans l’entreprise est un moment important. Elle doit être marquée par un accueil bienveillant de la nouvelle recrue. C’est également l’occasion de lui fournir les informations nécessaires. Nous vous recommandons de mettre en place plusieurs actions pour faciliter cette intégration. Pour commencer, la remise d’un pack de bienvenue comprenant des goodies et des documents utiles permet de créer un premier contact chaleureux. Une visite des locaux aide le collaborateur ou la collaboratrice à se repérer dans son environnement de travail, en tenant compte de l’accessibilité.

Il est important de présenter l’équipe et d’organiser un temps d’échange informel avec les collègues afin de créer du lien. Un temps privilégié avec le manager permet d’aborder les objectifs du poste. Par ailleurs, l’entreprise doit remettre les documents administratifs et le matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, accès aux outils). En cas de handicap, vérifiez que le matériel et l’espace de travail sont bien adaptés, notamment le poste de travail qui doit être ergonomique, les logiciels et les outils numériques qui doivent être accessibles.

Mesurer l’efficacité de son onboarding

Pour évaluer et améliorer continuellement votre onboarding, plusieurs indicateurs sont à suivre.

Le taux de rétention : 

Le taux de rétention permet de mesurer la capacité d’une entreprise à fidéliser ses nouvelles recrues au-delà d’une période donnée, par exemple elle peut être fixée à 12 mois. Il s’agit d’un indicateur précieux pour évaluer l’efficacité de l’onboarding et plus largement de la politique RH. Cette analyse permet aussi d’identifier les leviers qui inciteraient les collaborateurs à rester plus longtemps, tels que le développement de carrière, la qualité de vie au travail ou encore l’alignement avec les valeurs de l’entreprise. Nous vous conseillons de proposer un échange entre le service des ressources humaines et la personne souhaitant quitter votre entreprise pour comprendre les raisons du départ, par exemple des besoins n’ont pas été satisfaits.

Le taux de rétention des nouveaux personnels se calcule en divisant le nombre de collaborateurs restés au moins 12 mois par le nombre total de nouvelles recrues sur la même période. Le taux de turnover, quant à lui, s’obtient en rapportant le nombre de départs de nouveaux collaborateurs au nombre total de nouveaux arrivants, puis en multipliant le résultat par 100. Ces données doivent être analysées en tenant compte du contexte spécifique de l’entreprise : son secteur d’activité, la nature des contrats proposés ou encore le profil des personnels concernés.

La durée d’accompagnement :

La durée d’accompagnement permet d’évaluer le temps nécessaire à un nouveau personnel pour atteindre le niveau de productivité attendu. Cet indicateur permet d’adapter l’intégration en fonction des profils, notamment en cas de situation de handicap, où le délai d’adaptation peut être plus long. Il convient donc de fixer des objectifs réalistes, en tenant compte des besoins de chacun. Un délai court est souvent le signe d’une intégration réussie, rendue possible par l’implication forte de l’entreprise et la disponibilité des équipes. Le calcul du délai de disponibilité opérationnelle consiste à comptabiliser le nombre de jours nécessaires à une nouvelle recrue pour devenir pleinement productif sur une période donnée.

La satisfaction des nouveaux personnels

L’évaluation de la satisfaction des nouveaux personnels permet de mesurer l’efficacité de leur intégration. L’objectif est de déterminer si les recrues se sentent bien accueillies et incluses dès leur arrivée. Cette évaluation peut se faire à travers des questionnaires ou des entretiens, en intégrant systématiquement des questions liées à l’inclusion. 

L’entreprise peut également s’appuyer sur le Net Promoter Score (NPS) pour obtenir une vision plus synthétique : il s’agit de demander aux nouveaux personnels de noter, de 1 à 10, leur volonté de recommander l’entreprise. Les personnes ayant attribué une note de 9 ou 10 sont considérées comme des “promoteurs”, celles ayant donné entre 1 et 6 comme des “détracteurs”, et celles entre 7 et 8 comme des “passifs”. En calculant le NPS, c’est-à-dire le pourcentage de “promoteurs” moins celui des “détracteurs”, l’entreprise peut évaluer l’impact concret de l’onboarding sur son image employeur et sa capacité à fidéliser les talents.

Taux de complétion des formations incluses dans l’onboarding

Le taux de complétion des formations incluses dans l’onboarding est un indicateur qui permet d’évaluer l’engagement des nouvelles recrues et la qualité du parcours d’intégration. Il permet de vérifier si les formations proposées sont bien suivies jusqu’au bout. Un taux de complétion faible peut révéler des difficultés d’organisation, un manque d’accessibilité ou un désintérêt pour le contenu. À l’inverse, un taux élevé témoigne d’un fort engagement des collaborateurs et collaboratrices ainsi que d’un onboarding bien conçu, à la fois structuré, pertinent et motivant.

Conclusion :

Un onboarding inclusif permet d’accueillir chaque collaborateur ou collaboratrice dans les meilleures conditions, en tenant compte de ses besoins, dès le premier jour.

En mesurant régulièrement l’efficacité de votre parcours d’intégration (taux de rétention, satisfaction, complétion des formations, durée d’accompagnement), vous identifiez les points d’amélioration et vous vous assurez que chacun se sent intégré.

Sources :
¹Etude Bersin By Deloitte, 2016
²The true cost of a bad hire, Glassdoor, 2015

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